1. Диаграмма сродства

Диаграмма сродства – инструмент, позволяющий выявить основные нарушения процесса путем объединения сродственных устных установок.

Порядок построения диаграммы:

Определение темы

Сбор данных (во время «мозгового штурма»), фиксация данных на карточках

Группировка родственных данных по направлениям различных уровней (сортировка карточек), построение иерархии

Определение направленности каждой группы, т.е. сродства групп данных.

2. Диаграмма связей

Диаграмма связей – инструмент, позволяющий выявить логические связи между основной идеей, проблемой или различными данными.

Задача этого инструмента – установление соответствия основных причин нарушений в процессе, выявленных при помощи диаграммы сродства, проблемам, которые требуют решения. Можно заметить некоторое сходство диаграммы связей с причинно-следственной диаграммой Исикавы.

Этот вид диаграммы нужен, например, в случаях, когда тема настолько сложна, что связи между различными аспектами не могут быть установлены просто при помощи обсуждения, или когда существует предположение, что затрагиваемая проблема может быть лишь частью какой-либо другой, более сложной проблемы.

3. Древовидная диаграмма

Древовидная диаграмма (систематическая диаграмма, дерево решений) – инструмент, предназначенный для обеспечения систематического пути разрешения проблемы, главной идеи, удовлетворения потребителей, которые могут быть представлены на различных уровнях.

Этот инструмент управления более целенаправлен, чем диаграммы сродства и связей. Этот вид диаграммы строится в виде многоступенчатой структуры, элементами которой являются различные средства и способы решения проблемы.

Наиболее продуктивной является диаграмма, созданная группой. Порядок ее построения похож на порядок создания диаграммы сродства, но тема, или проблема, определена и четко указана.

4. Матричная диаграмма

Матричная диаграмма (таблица качества) – инструмент, выявляющий важность различных связей.

Этот инструмент можно назвать «сердцем» семи инструментов управления. Цель построения матричной диаграммы – изображение контура связей и корреляций между задачами, функциями и характеристиками, с указанием их относительной важности.

Стрелочная диаграмма – инструмент, позволяющий провести планирование оптимальных сроков выполнения всех необходимых процессов для скорейшего достижения поставленной цели.

Использование этого инструмента возможно после выявления проблемы, определения средств и методов ее решения, а также установления всех этапов и сроков их реализации.

Эта диаграмма представляет собой наглядную схему хода проведения работ, с отображением порядка и сроков проведения всех этапов. Обычно для планировании производства и проектов используется стрелочная диаграмма в виде или диаграммы Ганта (таблица этапы работ - сроки, с выделением ячеек, соответствующих запланированному времени на каждый этап), или в виде сетевого графа.

Диаграмма сродства

Эта диаграмма служит для определения причин нарушения процесса и их систематизации для облегчения поиска мер, которые направлены на их исключение. Например, важной задачей для компании является нахождение правильных методов осуществления научных исследований и разработок с учетом условий, которые складываются в современном обществе в "эпоху высокоэффективных технологий". При этом важным оказывается вопрос, как изменить существующую систему обеспечения качества, чтоб она соответствовала новым требованиям. Каждая такая тема характеризуется множеством словесных данных. Диаграмма сродства представляет собой метод систематизации основных проблем, требующих решения, подобранных по принципу сродства того количества словесных данных, которое относится к этим проблемам.

Принципы создания диаграммы сродства и определения основных нарушений процесса с целью принятия мер по их устранению приведены на Рисунке 1.

Рисунок 1 - Принцип построения диаграммы сродства

Как видно из рисунка, диаграмма сродства является творческим средством организации больших количеств устных данных, таких как идеи, пожелания потребителей или мнения групп, участвующих в обсуждаемой проблеме по принципу сродства различных данных, и иллюстрирует скорее ассоциации, чем логические связи.

Создавать диаграмму сродства предпочтительнее группой. Опыт показывает, что удобно использовать группу, которая состоит из 6-8 человек, имеющих предварительный опыт совместной работы.

Создание диаграммы может быть следующим.

Определить предмет или тему, которая станет основной для сбора данных.

Собрать данные, которые группа произведет во время "мозгового штурма" вокруг насущной проблемы. Важным является то обстоятельство, что эти данные должны быть собраны беспорядочно. Каждое сообщение может регистрироваться на карточке каждым участником.

Затем задача состоит в том, чтоб сгруппировать родственные данные вместе по направлениям различных уровней согласно принципам Рисунка 1.

Нужно найти карточки, которые кажутся родственными в некоторой степени, положить эти карточки вместе. И повторить этот шаг снова.

Эту работу желательно проводить в тишине, избегая ненужных дискуссий. Во время этого процесса будут обнаружены расхождения мнений в отношении взаимосвязи различных данных. Однако опыт подсказывает, что наибольшая часть конфликтов рассеется в последующей работе.

Закончить работу нужно, когда все данные будут приведены в порядок, т.е. собраны в предварительные группы сродственных данных, когда вышеупомянутые конфликты будут разрешены во время дискуссии.

Необходимо найти направленность каждой группы данных. Эта направленность должна в некотором смысле резюмировать сродство каждой группы данных. Это можно сделать иначе, выбирая одну карточку из группы и устанавливая ее во главе или формируя новую направленность.

Эту процедуру можно повторить с резюмированием ведущих направлений, таким образом создавая иерархию. Анализ заканчивают, когда сгруппируют данные в соответствии с подходящим количеством направлений.

На Рисунке 2 приведен пример части диаграммы сродства, построенной на основе поставленного вопроса: "Что характеризует привлекательную и надежную компанию?"

Рисунок 2 - Диаграмма сродства, построенная в соответствии с поставленным вопросом: "Что характеризует привлекательную и надежную компанию?"

Диаграмма связей

Диаграмма служит инструментом, который позволяет выявить логические связи между основной идеей или различными данными.

Задачей этого инструмента управления служит установление соответствия основных причин нарушения процесса, с использованием диаграммы сродства, тем проблемам, которые требуют решения.

Следует отметить, что есть некоторое сходство между диаграммой связей и причинно-следственной диаграммой.

На Рисунке 3 приведен принцип построения диаграммы связей.

Рисунок 3 - Принципы построения диаграммы связей

Так же, как и для диаграммы сродства, работа над диаграммой связей должна проводиться в соответствующих группах. Важным является то, что исследуемый предмет должен быть сначала определен. Основные причины, требуемые для работы, можно сгенерировать, например, из диаграммы сродства или причинно-следственной диаграммы.

На Рисунке 4 в качестве примера показаны части диаграммы связей при решении проблем "недостатка понимания служащими компании необходимости продолжения качественных усовершенствований".

Рисунок 4 - Диаграмма связей, построенная в соответствии с возникшей проблемой: "неполное понимание сотрудниками необходимости улучшения качества работы".

Древовидная диаграмма

Эта диаграмма используется в качестве метода системного определения оптимальных средств решения возникших проблем и строится в виде многоступенчатой древовидной структуры, элементами которой являются различные средства и способы решения.

Принцип построения древовидной диаграммы показан на Рисунке 5 .

Рисунок 5 - Принцип построения древовидной диаграммы.

Древовидная диаграмма, созданная группой, является наиболее продуктивной. Процедура ее создания похожа на описанную для диаграммы сродства, однако здесь очень важно то, что предмет (проблема и т.п.), который должен исследоваться, точно определен и распознан.

На Рисунке 6 показан пример построения древовидной диаграммы для решения проблемы, поставленной потребителем по "легкости в обращении" с регулировочным гаечным ключом.

Рисунок 6 - Древовидная диаграмма пожелания потребителя "легкость в обращении", которое относится к регулировочному гаечному ключу.

Древовидная диаграмма может использоваться, например, в таких случаях:

Когда неясно сформулированные пожелания потребителя в отношении продукта преобразуются в пожелания потребителя на управляемом уровне;

Когда необходимо исследовать все возможные части, касающиеся проблемы;

Когда краткосрочные цели должны быть достигнуты раньше результатов всей работы, т.е. на этапе проектирования.

Цель метода «Диаграмма сродства» - выявление взаимосвязей между отдельными идеями и решениями, которые на первый взгляд не имеют ничего общего. Это достигается путем группировки идей и решений и выявления глубинных взаимосвязей между полученными группами. Этот метод также называют KJ-методом, латинские буквы К и J- это инициалы создателя предшественника данного метода японского антрополога Дзиро Кавакита (англ. Jiro Kawakita ).

Диаграмма сродства обеспечивает общее планирование. Это творческий инструмент, который помогает уяснить нерешенные проблемы, раскрывая ранее невидимые связи между отдельными частями информации или идеями, путем сбора из разных источников бессистемно изложенных устных данных и их анализа по принципу взаимного сродства (ассоциативной близости).

Алгоритм создания диаграммы сродства

1. Участники собираются в комнате с большой доской. Тема обсуждения записывается в верхней части доски. Тема должна быть сформулирована кратко и простым языком, чтобы исключить ее двоякие трактовки. Необходимо убедиться, что все участники процесса правильно понимают заданную тему.
2. Выдвигаемые идеи или решения определяются методом . Идеи необходимо формулировать кратко и лаконично, и записывать их на стикерах. Стикеры приклеиваются на доску в произвольном порядке.
3. До начала любых дискуссий участники должны передвигать стикеры по доске так, чтобы получились группы взаимосвязанных идей. Обычная стикеры передвигаются по доске много раз, пока не займут нужных мест. В зависимости от числа выдвинутых идей, вся процедура может занять до часа времени. Однако, в некоторых случаях, время, отведенное для упорядочивания идей, можно установить достаточно продолжительным, например, целый рабочий день, несколько дней или неделя. В течение всего этого времени участники могут подходить к доске и перемещать стикеры в соответствии с их видением проблемы и ее решения.
4. По окончании процедуры группировки стикеров участники обсуждают окончательную форму результата. С учетом полученных объяснений, почему те или иные стикеры оказались на конкретных местах, возможны еще дополнительные перемещения стикеров. Общее число полученных групп не должно превышать 5-10. Важно дать каждой группе стикеров название. Большие группы можно поделить на подгруппы более низких уровней.
5. Теперь можно составить искомую диаграмму сродства. Для этого выделенные группы вместе с названиями заключаются в прямоугольники. Прямоугольники соединяют стрелками для указания связей между группами.
6. Заключительный этап - оценка полученной диаграммы сродства с учетом ее дальнейшего использования. В группах (прямоугольниках) содержатся различные предлагаемые решения рассматриваемой проблемы. Эти решения могут влиять друг на друга. Следовательно, предлагаемые решения проблемы должны рассматриваться во взаимосвязи при разработке процессов по совершенствованию.

Пример применения диаграммы сродства

Библиотека получает большое количество негативных отзывов клиентов о качестве обслуживания. Для анализа ситуации решили использовать диаграмму сродства. В состав группы были включены библиотекари. Участники эксперимента (шесть библиотекарей различного возраста, представляющих различные отделы библиотеки) сначала определили предмет исследования. Они формулировали его название с таким расчетом, чтобы получить в результате рекомендации для проведения мероприятий по повышению удовлетворенности обслуживанием клиентов библиотеки. После мозгового штурма доска со стикерами, наклеенными в случайном порядке, выглядела так, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Идеи, расположенные в случайном порядке

После первой попытки сгруппировать идеи, длившейся примерно час, стало ясно, сразу сейчас это сделать не удастся: слишком много сил и энергии отнял мозговой штурм. Поэтому вся информация на доске сохранялась в неизменном виде в течение двух дней. Все это время библиотекари часто подходили к доске, чтобы изменить положение стикеров. Результирующая диаграмма сродства показана на рисунке 2.

Стрелки на диаграмме показывают связи между отдельными элементами, которые оказалось невозможным поместить в какую-либо группу. Это упражнение позволило разработать подходящие меры. Все имеющиеся идеи и решения были разбиты на группы (когорты), в которые включались идеи, имеющие внутренние связи.

Последующая работа была спланирована так, чтобы одновременно принималась во внимание только одна группа идей.

Рисунок 2. Результат группировки идей по сродству

Просмотры: 3 102

Диаграмма сродства (KJ-метод) – инструмент, используемый для выявления основных нарушений процесса, а также возможностей его улучшения, путем объединения родственных данных.
Принцип создания KJ-диаграммы приведен на рисунке:

Как видно из рисунка, диаграмма сродства служит для объединения множества идей, интересов и мнений, собранных специалистами по рассматриваемой теме, в небольшое число групп.

Наиболее часто данный инструмент применяется для организации и упорядочивания большого количества идей, возникающих в процессе «мозгового штурма».

Методика построения:

1. Выберете проблему или тему, которая требует решения или улучшения.

Тему следует определять в самых широких понятиях, чтобы не ограничивать варианты решения проблемы или отыскания новых путей улучшения процесса.

2. Соберите данные по выбранной теме. Запишите каждую идею на отдельной карточке.

Обычно для сбора данных используют метод «мозгового штурма».

3. Перемешайте карточки и расположите их в случайном порядке на столе.

4. Сгруппируйте взаимосвязанные карточки.

Группировку можно выполнить следующим образом: найдите карточки, которые кажутся вам взаимосвязанными (родственными) и сложите их вместе. Затем еще раз. Эти действия следует выполнять до тех пор, пока все данные не будут собраны в предварительные группы родственных данных.

При группировке данных следует учесть, что одна карточка не может составлять всю группу, а количество групп желательно ограничить не более 10.

5, Определите направленность каждой группы данных. Выберете из имеющихся карточек или придумайте и запишите на новой карточке заголовок, отражающий выявленную направленность для каждой группы. Карточки с заголовками поместите поверх карточек, составляющих группы.

При возникновении разногласий, а также для поиска альтернативных взаимосвязей, пункты 3-5 можно повторить, пробуя создать группы с другой направленностью.

Анализ завершается, когда все данные будут сгруппированы в соответствие с подходящим количеством ведущих направлений, а все разногласия будут устранены.

6. Перенесите полученные данные с карточек на бумагу в виде диаграммы:

или таблицы:

Диаграмма сродства напоминает причинно-следственную диаграмму, только подход к проблеме у них идет с противоположных сторон. В диаграмме Ишикавы сначала определяются главные факторы, влияющие на проблему, которые затем разбиваются на более мелкие, а те в свою очередь на еще более мелкие, пока не определяются корневые причины вызывающие проблему, т.е. порядок определения факторов - от основных к второстепенным. В диаграмме сродства, наоборот, сначала определяются в основном корневые, малозначительные причины (хотя в процессе сбора данных также могут быть найдены и главные причины), которые затем последовательно объединяются во все более крупные группы, т.е. порядок определения факторов – от второстепенных к основным.

Кроме того, за исключением принципа анализа информации данные диаграммы также отличаются уровнем вложенности. Если диаграмма Ишикавы не ограничена уровнями вложенности, то в диаграмме сродства все причины, влияющие на рассматриваемую проблему, делятся на факторы только 1-го и 2-го порядка.