Если сотрудникам платили отпускные или увольняющиеся работники получали компенсации за отпуск, который не успели использовать, эти доходы нужно облагать налогом и включать в Расчет по форме 6-НДФЛ . Отражение в Расчете таких доходов и НДФЛ, удержанного с них, имеет свои особенности, поскольку отпускные выплаты и компенсация к оплате труда не относятся.
Как заполнить форму 6-НДФЛ, если имела место оплата отпусков или выплата отпускной компенсации увольняющемуся сотруднику, рассмотрим в этой статье.
Отражение отпускных в 6-НДФЛ
Дата фактического получения дохода – день, когда налоговый агент выплатил или перечислил деньги физлицу (пп.1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате дохода, агент обязан удержать из него исчисленный НДФЛ, а не позднее следующего дня, отправить налог в бюджет (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).
По оплате труда дата ее получения для целей НДФЛ - последнее число месяца, за который этот доход начислили по трудовому договору (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но отпускные оплатой труда считать нельзя, ведь отпуск – это время отдыха, когда работник не исполняет трудовых обязанностей. Отсюда вопрос: как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ?
В этом случае датой получения дохода считается день, в который отпускные выплатили работнику или перечислили на его счет в банке (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Работодатель обязан выплачивать отпускные за три рабочих дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). В тот же день следует удержать с отпускных выплат НДФЛ. А перечислить удержанное в бюджет допустимо до конца месяца выплаты отпускных (п.6 ст. 226 НК РФ).
При заполнении 6-НДФЛ по отпускным, их показатели в Разделе 1 объединяют с другими доходами. В Разделе 2 выплаченные отпускные нужно отделить от других видов доходов, имеющих иные сроки для перечисления налога (п. 4.2 Порядка заполнения Расчета 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Причем, если в отчетном периоде отпускные выплачивались разными датами, то и строки заполняются отдельно по каждой из этих дат.
Рассмотрим, как отразить отпускные в 6-НДФЛ. Пример 1:
В ООО «Волна» выплатили отпускные двум сотрудникам:
За 9 месяцев также было начислено 2 000 000 рублей зарплаты, применено вычетов на 50 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 253 500 рублей, удержано 230 500 рублей налога.
В Разделе 1 формы 6-НДФЛ отпускные вместе с зарплатой будут внесены в строку 020 (2 000 000 + 17 000 + 23 000 = 2 040 000), начисленный налог - в строку 040 (253 500 + 2210 + 2990 = 258 700), удержанный – в строку 070 (230 500 + 2210 + 2990 = 235 700).
В Разделе 2, кроме строк, отражающих данные по выплаченной зарплате, нужно выделить два дополнительных «комплекта» строк для отпускных, поскольку они выплачивались разными числами августа:
Строки 100 и 130 – дата получения отпускных 15.08.16, сумма – 17 000 рублей,
Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 15.08.16, налог удержан в сумме 2210 рублей,
Строка 120 – срок уплаты НДФЛ в бюджет – последний день месяца выплаты отпускных работнику, то есть 31.08.16.
Аналогично будут заполнены строки по второй выплате НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ:
Строки 100 и 130 – дата 22.08.16, сумма 23 000 рублей,
Строки 110 и 140 – дата 22.08.16, сумма налога 2990 рублей,
Строка 120 – срок уплаты налога 31.08.16.
6-НДФЛ. Компенсация за неиспользованный отпуск
Увольняющемуся с работы сотруднику нужно выплатить компенсацию за все отпуска, которые тот не успел использовать до момента своего ухода (ст. 127 ТК РФ). Компенсацию за отпуск не считают доходом в виде оплаты труда, но и к отпускным выплатам ее отнести тоже нельзя, поэтому дата получения здесь определяется как день перечисления или выплаты компенсации работнику (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ). Напомним, что в отличие от других компенсаций при увольнении , отпускная облагается подоходным налогом.
Поскольку в день увольнения выплачиваются все суммы, причитающиеся работнику, отпускная компенсация выплачивается одновременно с расчетом по зарплате (ст. 140 ТК РФ). НДФЛ с компенсации следует уплатить в бюджет в тот же срок, что и налог с зарплаты - день, следующий за днем выплаты денег работнику.
Отражается компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ в двух разделах. В Разделе 1 сумма компенсации добавляется в доход по строке 020, сумма налога в строки 040 и 070. В Разделе 2 отпускная компенсация показывается совокупно с зарплатой работника, выплаченной тем же днем. То есть, в отличие от отпускных, отдельные строки 100-140 только для компенсации за отпуск выделять не надо, и можно показать ее в одной строке с зарплатой, выплаченной работнику.
Как отразить в Расчете 6-НДФЛ отпускные компенсации. Пример 2.
- зарплата августа – 12 500 рублей,
- компенсация за отпуск – 10 500 рублей,
- НДФЛ с удержан в общей сумме 2990 рублей.
Кроме этого, в ООО «Остров» была начислена зарплата сотрудникам за 9 месяцев - 1 500 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 195 000 рублей, удержано налога 175 000 рублей.
Здесь заполнение Раздела 1 будет аналогично отражению отпускных в 6-НДФЛ, пример которого мы разобрали выше: компенсация и зарплата уволенному сотруднику включается в строку 020 (1 500 000 + 23 000 = 1 523 000), начисленный налог - в строку 040 (195 000 + 2990 = 197 990), удержанный – в строку 070 (175 000 + 2990 = 177 990).
В Разделе 2 зарплата сотрудникам будет отражена по месяцам в общем порядке, а зарплату и компенсацию уволенному сотруднику выделим отдельным блоком:
Строки 100 и 130 – дата получения расчета по зарплате и компенсации за отпуск 16.08.16, общая сумма дохода - 23000 рублей (12500 + 10500),
Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 16.08.16, сумма налога - 2990 рублей.
Строка 120 – сроки уплаты в бюджет НДФЛ с зарплаты и отпускной компенсации совпадают - это день, следующий за днем их выплаты работнику, то есть 17.08.16.
В соответствии со статьями 37 (пункт 5) Конституции Российской Федерации и 122 Трудового кодекса каждый трудящийся имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. И если с юридической точки зрения принципиальных сложностей с оформлением запланированного отдыха не возникает (составляется и утверждается график, после чего работодатель оформляет , а последний подтверждает ознакомление с ним), то для бухгалтера отражение периода «простоя» в универсальной форме 6-НДФЛ - настоящая проблема.
Причин тому несколько: это и громоздкость заполняемой таблицы, и особенности переноса даты перечисления налога, и, разумеется, большой штат сотрудников, данные о которых следует не пропустить. Ниже будет приведено несколько примеров заполнения декларации 6-НДФЛ. Их достаточно, чтобы отразить отпускные в самых распространённых случаях; могут они быть использованы и для решения более сложных вопросов - с непременной корректировкой под текущие условия.
Особенности заполнения декларации 6-НДФЛ
Декларация, или отчёт по форме 6-НДФЛ, - это сводная таблица, в которой приводятся данные о доходах работников предприятия, включая отпускные и выплаты по больничным, в обособленном (для каждого работника в отдельности) или общем (суммарном) виде. Бланк 6-НДФЛ унифицирован, не подлежит изменениям и в настоящее время, согласно общей практике, заполняется в электронном виде.
Важно : хотя на законодательном уровне не существует запрета на оформление отчёта от руки (налоговая инспекция должна принять и обработать его), целесообразнее, чтобы привести отпускные или , вносить данные в бланк на компьютере. Это ускорит обработку и позволит бухгалтеру исправлять неверно внесённые данные «на лету», не перепечатывая форму каждый раз.
Декларация по форме 6-НДФЛ направляется в Федеральную налоговую службу четыре раза в год в последний день каждого квартала:
- первого - 31 марта;
- второго - 30 июня;
- третьего - 30 сентября;
- четвёртого - 31 декабря.
Важно : если указанные даты выпадают на выходные или праздничные дни (а с 31 декабря так бывает всегда), крайней датой подачи отчёта 6-НДФЛ становится первый рабочий день после окончания квартала. К примеру, если дата 30 июня пришлась на субботу, направить декларацию в ФНС следует не позднее 2 июля, то есть следующего понедельника. Для четвёртого квартала крайний срок подачи 6-НДФЛ - первый день после окончания новогодних каникул.
Декларация 6-НДФЛ состоит из двух страниц и трёх основных разделов:
- На первой странице приводятся данные организации: полное наименование, идентификационный номер налогоплательщика и КПП, код по ОКТМО, номер телефона, информация о налоговом агенте и его представителе. На той же странице налоговый инспектор подтверждает ознакомление с документом и правильность его оформления.
- На второй странице
(в первом разделе) в пронумерованных строках указываются обобщённые показатели: ставка налога на доходы физических лиц, суммарный доход работников за отчётный квартал, начисленный и удержанный НДФЛ и число сотрудников, в отношении которых заполняется отчёт. Во втором разделе (в дублированных строках 100, 110, 120, 130 и 140) бухгалтер должен отразить:
- в позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником дохода (отпускных, выплат по больничному и так далее);
- в позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания налога на доходы физических лиц с каждой конкретной суммы;
- в позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления удержанного налога в адрес Федеральной налоговой службы;
- в позиции под номером 130 - размер каждого фигурирующего во втором разделе дохода;
- в позиции под номером 140 - размер удержанного налога в отношении указанного выше дохода.
В конце формы 6-НДФЛ приводятся подпись составителя с расшифровкой и дата оформления документа. Поскольку декларация заполняется и направляется в налоговую инспекцию в электронном виде, оттиска печати или штампа организации на ней проставлять не требуется. Не нужна и квалифицированная цифровая подпись: в данном случае для ФНС достаточно подписи бухгалтера и контактных данных предприятия.
Как и , порядок и сроки их отражения в декларации 6-НДФЛ определены однозначно и не могут быть изменены по желанию работодателя или специалистов бухгалтерского отдела.
В соответствии с пунктом 1 (подпункт 1) статьи 223, пунктами 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации и положениями других документов, в отношении сроков получения отпускных и удержания налога на доходы физических лиц действуют следующие правила:
- датой получения дохода принимается день перечисления сотруднику выплаты, вне зависимости от используемого способа (на пластиковую карту, расчётный счёт, в кассе);
- дата удержания НДФЛ совпадает с датой получения работником дохода (в настоящее время налог вычитается из суммы автоматически, без участия сотрудника);
- дата, до наступления которой должен быть перечислен налог на доходы физических лиц, - последнее число месяца выплаты, хотя ничто не мешает работодателю перевести деньги в адрес ФНС непосредственно в день удержания.
Важно : как и в предыдущем примере, если последний день календарного месяца, в котором была произведена выплата, - выходной или праздничный, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день. Например, если работник получил отпускные 15 апреля, 30 апреля - воскресенье, а 1 и 2 мая - выходные дни, подать декларацию по форме 6-НДФЛ следует до 3 мая. В отдельных случаях, если штат невелик, имеет смысл перевести средства в адрес налоговой инспекции раньше, например 16 или 17 числа.
Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ в общем случае
Чтобы понять, какие именно сведения и в каком порядке вносятся в декларацию, следует рассмотреть несколько базовых примеров. Конечно, в реальной практике встречаются значительно более сложные случаи, но и с ними можно справиться, взяв в качестве образцов приведённые ситуации.
Первый №1 - самый простой. Пусть в организации «Розочка» в первом квартале в отпуск уходят три работника, обозначенных для простоты буквами русского алфавита:
- сотрудник А - 26 января (выплата отпускных - 20 января, сумма - 15000 рублей);
- сотрудник Б - 13 марта (выплата отпускных - 10 марта, сумма - 17000 рублей);
- сотрудник В - 25 марта (выплата отпускных - 21 марта, сумма - 26000 рублей).
Кроме того, пусть 31 января - рабочий день, а 31 марта - воскресенье. Тогда для сотрудника А сведения о выплате отпускных и удержании налога могут быть отражены в декларации с 26 по 31 января, для сотрудника Б - с 10 марта по 1 апреля (ближайший рабочий день после выходного), а для сотрудника В - с 25 марта по 1 апреля (в связи с теми же обстоятельствами).
В таком случае в Разделе 1 декларации 6-НДФЛ нужно привести следующие данные (для упрощения доходы других работников организации не рассматриваются):
- В позиции под номером 010 - ставку налога на доходы физических ли. Её значение регулируется законодателем и на текущий момент составляет 13%.
- В позиции под номером 020 - суммарный доход уходящих в отпуск сотрудников: 15000 + 17000 + 26000 рублей, то есть 58000 рублей.
- В позициях под номерами 025, 030 и 045 - нули, поскольку дохода в виде дивидендов сотрудники не получили, налоговых вычетов в данном случае не полагается, а НДФЛ с нулевого дохода по дивидендам равен, как несложно догадаться, нулю.
- В позиции под номером 040 - суммарный размер НДФЛ по ставке 13%, который полагается вычесть из доходов работников: 58000 × 0,13, то есть 7540 рублей. Калькуляцию можно провести и отдельно для каждого значения: (15000 × 0,13 + 17000 × 0,13 + 26000 × 0,13) рублей, то есть (1950 + 2210 + 3380) рублей. Но поскольку в строке следует привести суммарное значение, надобности в таких подробных вычислениях нет.
- В позиции под номером 050 - сумму авансового платежа. Для отпускных выплат в абсолютном большинстве случаев аванс не начисляется, а потому бухгалтер может смело ставить в строке нуль.
- В позиции под номером 060 - число физических лиц, получивших доход. Как было отмечено в начале примера, для простоты декларация 6-НДФЛ составляется только в отношении трёх работников, ушедших в отпуск.
- В позиции под номером 070 дублируется сумма удержанного НДФЛ - 7540 рублей.
- В позициях под номерами 080 и 090 проставляются нули - пусть налоговый агент (организация-работодатель) сумел удержать налог на доходы физических лиц в полном объёме и не имеет оснований возвращать работникам какую-либо часть из суммы НДФЛ.
В Раздел 2 отчёта по форме 6-НДФЛ за первый отчётный квартал попадают только данные работника А, поскольку перечисление НДФЛ, удержанного с отпускных сотрудников Б и В, будет произведено (по описанным выше причинам) уже в начале следующего квартала. Таким образом, в форме 6-НДФЛ за первый квартал следует вписать:
- В позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником А дохода (20 января 2018 года).
- В позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания налога на доходы физических лиц в отношении того же сотрудника (20 января 2018 года).
- В позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления удержанной суммы в Федеральную налоговую службу (31 января 2018 года).
- В позиции под номером 130 - сумму полученного сотрудником дохода в виде отпускных (15000 рублей).
- В позиции под номером 140 - сумму удержанного НДФЛ (1950 рублей).
В Разделе 2 декларации 6-НДФЛ за второй квартал будет содержаться информация о двух других работниках — Б и В:
- В позиции под номером 100 - соответственно 10 и 21 марта 2018 года.
- В позиции под номером 110 - те же даты.
- В позиции под номером 120 - календарная дата (в принятом формате) перечисления удержанного с каждой из сумм налога на доходы физических лиц в бюджет (1 апреля 2018 года).
- В позиции под номером 130 - соответственно 17000 и 26000 рублей.
- В позиции под номером 140 - соответственно 2210 и 3380 рублей.
Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ, если отпускные были выплачены работнику в декабре
Пусть работник Г, уходящий в отпуск 25 декабря 2018 года, получил причитающуюся ему сумму (35000 рублей) 20 декабря 2018 года. По понятным причинам в конце отчётного квартала (31 декабря) перечислить удержанный налог на доходы физических лиц в бюджет будет некому. Следовательно, если бухгалтер не сделал этого раньше, ему следует перевести деньги в первый рабочий день нового 2019 года - 8 января.
В этом случае заполняются две декларации 6-НДФЛ:
- В первой
(за последний квартал 2018 года) в Разделе 1 вносятся данные в той же последовательности, что и в предыдущем примере:
- в позиции под номером 010 - ставка НДФЛ (13%);
- в позиции под номером 020 - сумма дохода сотрудника (35000 рублей);
- в позициях под номерами 025, 030, 045, 050 - нули;
- в позиции под номером 040 - сумма НДФЛ (4550 рублей);
- в позиции под номером 060 - число работников (в данном случае - 1);
- в позиции под номером 070 - итоговая сумма налога на доходы физических лиц (4550 рублей);
- в позициях под номерами 080 и 090 - нули.
- Во второй
(за первый квартал 2019 года) в Разделе 2 необходимо будет указать:
- в позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником Г отпускных (20 декабря 2018 года);
- в позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания с указанной выше суммы налога на доходы физических лиц (20 декабря 2018 года);
- в позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления налога в бюджет (8 января 2019 года);
- в позиции под номером 130 - сумму отпускных (35000 рублей);
- в позиции под номером 140 - размер НДФЛ (4450 рублей).
Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ, если отпускные были начислены одновременно с зарплатой
В этом случае в Разделе 2 формы 6-НДФЛ следует привести данные раздельно для заработной платы и отпускных. К примеру, если работник Д, увольняясь после отпуска, получает 20 октября 2018 года зарплату в размере 25000 рублей (налог с неё работодатель должен перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня, то есть 21 октября 2018 года) и в тот же день получает отпускные в размере 13000 рублей (удержанный налог нужно перевести в Федеральную налоговую службу до 31 октября 2018 года), соответствующие данные и должны быть отражены в строках 100–140.
Существуют и более сложные варианты, например выплата . Какой бы ни была ситуация, бухгалтеру следует руководствоваться приведёнными выше инструкциями и не забывать о сроках перечисления удержанного налога в бюджет; в противном случае за каждый день просрочки будет взыскиваться пеня, а впоследствии предприятие может быть оштрафовано.
Подводим итоги
Отпускные в декларации 6-НДФЛ отражаются в двух разделах. В первом приводятся общие суммы доходов сотрудников и удержанных с них налогов, включая дивиденды и авансовые платежи. Во втором - выплаты для каждого работника в отдельности.
Если деньги по объективным причинам не были направлены в ФНС до конца отчётного квартала, перечисления следует отразить в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за следующий квартал. Отпускные, полученные одновременно с зарплатой, отражаются в том же разделе в разных строках. Если перевод не был осуществлён вовремя, работодателю придётся платить пени за каждый день просрочки, а в дальнейшем, если ситуация не будет исправлена, - немалый штраф.
Пик отпусков приходится на 3 квартал. Поэтому, в преддверии сдачи 6-НДФЛ за 9 месяцев, считаем не лишним напомнить бухгалтерам, как отпускные выплаты отражаются в НДФЛ-отчетности.
Отпускные в 6-НДФЛ
Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ в части отражения отпускных, нужно понимать, когда такой доход считается полученным в НДФЛ-целях и когда с этого дохода должен быть перечислен налог в бюджет.
Так вот, отпускные считаются полученными в день их выплаты, а налог с этих сумм необходимо перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены (пп. 1 п. 1 ст. 223 , п. 6 ст. 226 НК РФ). Таким образом, отпускные в 6-НДФЛ за 9 месяцев отражайте так.
- В Разделе 1:
- в стр.020 укажите всю сумму отпускных (включая НДФЛ), выплаченную за 9 месяцев;
- в стр.040 и 070 укажите сумму НДФЛ с выплаченных за 9 месяцев отпускных.
- В Разделе 2 расчета за 9 месяцев, по общему правилу, необходимо заполнить столько блоков строк 100 - 140, сколько дат выплат отпускных пришлось на июль - сентябрь. Но так как 30 сентября - воскресенье, срок уплаты НДФЛ с сентябрьских отпускных выпадает уже на октябрь (01.10.2018). Соответственно, сведения о сентябрьских отпускных и НДФЛ с них должны попасть в раздел 2 уже годового 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@).
В самих строках укажите следующее:
- в стр. 100 и 110 - даты выплаты отпускных за июль и август;
- в стр. 120 - «31.07.2018» — для июльских отпускных, «31.08.2018» — для августовских отпускных;
- в стр.130 - сумму июльских/августовских отпускных;
- в стр.140 - НДФЛ с июльских/августовских отпускных.
Если был перерасчет отпускных
Если в 3 квартале вы по какой-либо причине произвели перерасчет отпускных, выплаченных в 1 или во 2 кварталах, то отражение этих сумм в 6-НДФЛ зависит от того, в какую сторону произведен перерасчет (Письмо УФНС по г.Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940). Если после перерасчета сумма отпускных увеличилась, то отразите сведения о ней в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев (за исключением случая, когда перерасчет был произведен в сентябре - этот перерасчет отразите по аналогии с сентябрьскими отпускными). Если же в результате перерасчета сумма отпускных уменьшилась, то работодателю придется подать уточненку за период, в котором была отражена первоначальная сумма отпускных.
Не путайте отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск
Несмотря на то что такая компенсация выплачивается увольняющемуся работнику за неотгулянные дни отпуска, отпускными она не является. И для НДФЛ-целей компенсация за неиспользованный отпуск считается полученной в последний день работы сотрудника, который увольняется (п. 2 ст. 223 НК РФ). А налог с этой компенсации нужно перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). С учетом этих особенностей сведения о сумме выплаченной компенсации и налога с нее и должны отражаться в 6-НДФЛ.
Больничные в 6-НДФЛ
Информация о суммах выплаченных пособий по временной нетрудоспособности и НДФЛ с них отражается в 6-НДФЛ в порядке, аналогичном порядку отражения отпускных.
Форма 6-НДФЛ хоть и введена уже два года назад, однако по сей день вызывает множество вопросов при ее заполнении.
Когда вопрос стоит о заполнении информации исключительно по удержанию налога с заработной платы, особых трудностей у работодателей не возникает. Но довольно простая форма, состоящая из двух разделов, вызывает множество трудностей у бухгалтеров, когда необходимо вносить удержание с отпускных. Особенно спорным моментом являются переходящие отпуска, попадающие на стык двух отчетных кварталов.
С 1 января 2016 года все налоговые агенты обязаны ежеквартально сдавать . Данный бланк заполняется нарастающим итогом с начала года поквартально. Его главной целью является предоставление отчетов о суммах начисленного и удержанного налога с доходов физических лиц, коими являются наемные работники. Отчитываться обязаны все работодатели, независимо от их формы собственности и количество принятых в штат сотрудников. Сотрудниками считаются все работающие лица, которым начисляется з/п и за которых платятся налоги.
Отчет 6-НДФЛ имеет сходства с 2-НДФЛ, в том, что касается предмета отчислений, но разнится в порядке подачи информации. В отличие от отчетности 2-НДФЛ в 6-НДФЛ отражаются суммы удержанного налога не по каждому работнику, а в целом по организации. Но важно правильно сортировать данные по видам выплат – зарплата, отпускные, начисления по исполнительным листам.
В бланки отчетности вносится информация как цифрового порядка, так и календарного типа. Такой подход позволяет органам ФНС производить ежеквартальную сверку перечисленных и полученных сумм. Примечательно, что отчетность заполняется нарастающим итогом за три месяца, полгода, девять месяцев и год. Это упрощает сверку данных и позволяет произвести пересчет выплаченных сумм при выявлении нестыковок.
Правила заполнения отчетности
Налогообложению подлежат все юридические и физические лица, поэтому правила отражения информации об удержанных суммах должны знать все работодатели. Все требования к заполнению отчетности 6-НДФЛ изложены в приказе ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14.10.2015 года.
При заполнении отчетности первое правило – это соблюдение сроков составления документа и его сдачи.
По нормам налогового законодательства сдавать форму в 2018 году следует в такие сроки:
- Годовой отчет за 2017 год до 2 апреля 2018 года.
- За первый квартал 2018 года следует отчитаться до 03.05.2018г.
- За полугодие 2018г. до 31 июля 2018 года.
- Девять месяцев суммируется до 31.10.2018.
- За весь 2018 год удержания следует показывать в срок до 01.04.2019 года.
Приказ ФНС № ММВ-7-11/450 устанавливает следующие правила заполнения отчетности:
- Титульный лист заполняется реквизитами налогового агента с указанием названия организации, ИНН и КПП. На нем также проставляются данные об отчетном периоде и дате сдачи бланка в ФНС.
- Первый раздел отведен для указания обобщенных показателей по начислениям.
- Во втором следует показать не только суммы, но и даты, тех доходов, которые фактически получены наемными лицами в отчетном периоде.
Если у нанимателя в штате есть работники по разной налоговой ставке исчисления подоходного налога (подразумеваются резиденты и нерезиденты РФ), то для первого раздела распечатывается два листа.
На одну страницу первого раздела вносятся данные по ставке 13%, а на вторую по ставке 30%. А вот второй раздел не требует разделений, так как там указываются только итоговые суммы и даты перечислений.
Если рассматривать форму 6-НДФЛ построчно, то в 1 раздел вносятся такие данные:
060 – количество наемных лиц, которые получили доход за отчетный период.
070 – суммарный доход всех работников организации.
080 – неудержанные суммы.
090 – возвращенный налог.
Второй раздел содержит информацию о поквартальных расчетах на каждого отдельного налогоплательщика:
100 – дата получения дохода. Сведения, указанные здесь, могут разниться. Необходимо четко понимать, как отразить даты, например, для зарплаты этой датой считается последний день месяца, за который она начислена. А вот при оплате отпуска и дней нетрудоспособности указывается фактический день выплаты работнику компенсации на руки.
110 – дата фактической выплаты начисленного дохода, а значит и удержания налога. По закону удержать подоходный можно только после того, как деньги были получены работниками и не раньше.
120 – день перечисления НДФЛ. Не стоит эту строку путать со 110, в ней налог удерживается, а здесь перечисляется на счет НФС. Здесь даты также могут разниться в зависимости от вида выплаты. Когда перечислять тот или иной вид удержаний прописано в Налоговом кодексе РФ.
130 – сумма полученных средств на дату из строки 100.
140 – удержанные суммы на дату из 110 строки.
Отражение отпускных
При уточнении данного аспекта следует учитывать, что начисления за отпуск делятся на:
- Единовременную .
- Удержание за неотработанные дни отпуска.
К тому же довольно часто отпускные периоды являются переходящими, то есть затрагивают сразу два квартала, находясь на их стыке.
В 6-НДФЛ отпускные отражаются следующим образом:
- В первом разделе отражается информация о . Этот отдел ничем не отличается от начисления зарплаты, сюда вносятся сведения суммарные обо всех начисленных и удержанных деньгах.
- А вот днем выплаты компенсации к отпуску считается тот день, когда фактически были перечислены деньги на счет получателя. Если они выплачивались вместе с зарплатой, то будет указываться одна дата. Но чаще всего отпускные компенсации платятся отдельно от иных сумм, потому что по закону пособие к отпуску должно быть выплачено за три дня до его начала и этот отрезок не всегда приходится на установленные дни выплат.
- Срок уплаты НДФЛ для пособия к отпуску устанавливается по-иному не так, как для зарплаты. Вне зависимости от того, уплачена вместе с отпускными или пособие к отпуску перечислено отдельно, днем перевода средств в бюджет считается последний день месяца, в котором пособие было выплачено отпускнику. Если он приходится на нерабочую дату, то срок оплаты переносится на следующий за ним рабочий день.
Разность в отражениях зарплатных сумм и компенсации к отпуску хоть и не является столь значительной, но при неправильном указании дат, может повлечь за собой необходимость переделывать отчет или даже возвращать неверно удержанный подоходный.
Переходящие отпускные и их перерасчет
Переходящие отпуска в 6-НДФЛ отражаются с учетом следующих правил:
- Раздел первый содержит информацию о начислении компенсации за дни отпуска и налога с этой суммы с учетом того, когда именно они были начислены.
- Раздел второй содержит даты осуществление выплаты и перевода рассчитанного налога в отдел ФНС.
Оба раздела заполняются с учетом фактического осуществления выплат, а не того к какому период относится сам отпуск. Такие пояснения даны в письме ФНС России № БС-4-11/9248 от 24.05.2016 года.
В 6-НДФЛ переходящие выплаты вносятся в тот квартал, в котором они были фактически осуществлены, а не когда начислены. В некоторых случаях придется пересчитать указанные ранее суммы.
Необходимость перерасчета возникает в следующих случаях:
- Отпускные начислены неверно из-за не правильно взятых исходных данных. Уточнение сведений производится в дополнительном отчете, со специальной пометкой.
- Отпуск отгулян не до конца, в связи с тем, что работник отозван с отдыха или . В этом случае данные о перерасчете вносятся в тот квартал, когда он производился, а исправлять ранее сданный отчет не нужно.
Пример внесения сведений позволит более полно охватить изложенную информацию.
Пример заполнения формы
Возьмем следующие исходные данные:
В декабре 2017 года один из сотрудников организации пошел в отпуск 29.12.2017. Ему насчитали отпускных 26 000 рублей. Удержали подоходный налог по ставке 13% — 3 380 руб. Выплатили отпускные 30.12.2017 года. Удержан налог был также 30 декабря, а вот к перечислению он подлежал 31.12.2017, но так как это официальный выходной, а следующий за ним рабочий день только 09.01.2018года, то он и является днем поступления средств в ФНС.
Так как сведения о самой компенсации и уплате налога пришлись на разные отчетные периоды, то и вносить их надо в годовой отчет за 2017 год и квартальный за 2018.
Годовая отчетность за 2017 год будет содержать:
- 020 – 26 000.
- 040 – 3 380.
- 070 – 3 380.
- Во втором разделе налог не отображается, так как срок его уплаты приходится на первый квартал 2018 года.
Как в 6 НДФЛ отразить отпускные – зависит от даты их выплаты и от ситуации с сотрудником (увольняется или нет). Ошибка в сумме или в дате – повод для штрафа или подачи уточненного расчета. Проверьте себя.
Читайте в статье:
Сотрудник ООО «Символ» 28 июня получил 25 000 р. на отдых и ушел в отпуск со 2 июля. Бухгалтер «Символа» удержал 3250 р. налога и заполнил расчет 6 НДФЛ:
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ при перерасчете с доплатой
В данном случае в первом разделе отражают выплату с учетом корректировки. Во втором разделе отражают по отдельности изначальные отпускные и доплату – по строкам:
- 100 - дни каждой из выплат;
- 110 – дни каждой из выплат;
- 120 – последняя дата в месяце выплаты;
- 130 – отпускная и доплаченная суммы
- 140 – налог с обеих сумм.
Пример 2
- 28 мая – 10 000 р. с удержанием 1300 р. налога;
- 5 июня – 3000 р. с удержанием 390 р. НДФЛ,
и в результате форму 6-НДФЛ заполнил так:
Раздел 2 за 9 месяцев
Зарплату придется показать в отчете отдельно, так как у нее другие ключевые даты. Читайте о них в таблице 2.
Таблица 2. 6 НДФЛ: отпускные вместе с зарплатой
Значит, во втором разделе бухгалтер запишет:
- По отпускным по строкам:
- 100 - день выдачи средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 130 – выданная сумма;
- 140 – налог с выданной суммы.
- По заработку:
- 130 – зарплатная сумма;
- 140 - налог с зарплатной суммы.
- 26 000 р. отпускных с удержанием 3380 р. налога;
- 40 000 р. заработка с удержанием 5200 р. НДФЛ,
и в результате второй раздел формы 6-НДФЛ заполнил так:
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ при отзыве из отпуска
В такой ситуации выплата к отдыху пересчитывается. Ее показывают во втором разделе с учетом корректировки, как и сумму налога. Перечисляют НДФЛ в сумме за минусом излишнего удержания с неиспользованных отпускных дней. Оплату перенесенных дней показывают в расчете в день выплаты денег. В результате во втором разделе бухгалтер запишет:
- По отпускным по строкам:
- 100 - день выдачи средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 - сумма после перерасчета;
- 140 – налог с суммы с учетом перерасчета.
- По заработку по строкам:
- 100 - последний день зарплатного месяца;
- 110 - день выдачи зарплатных средств;
- 120 - следующий рабочий день после выдачи зарплатных средств;
- 130 – зарплатная сумма;
- 140 - налог с зарплаты.
- По переносу по строкам:
- 100 - день выдачи отпускных средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 – выданная сумма;
- 140 - налог с выданной суммы.
Пример 4
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Второй раздел в расчете за 9 месяцев:
Как отразить отпускные в 6 НДФЛ при болезни в отпуске
Болезнь не изменяет общие правила фиксации отпускных в расчете, если отпуск продлили на дни заболевания в том же месяце. Отпускная сумма в таком случае не меняется. Во втором разделе бухгалтер запишет:
- По отпускным по строкам:
- 100 - день выдачи средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 – выданная сумма;
- 140 – налог с выданной суммы.
- По больничным по строкам:
- 100 - день выдачи больничных средств;
- 110 - день выдачи больничных средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 - больничная сумма;
- 140 – налог с больничной суммы.
Пример 5
6 НДФЛ с отпускными: пример заполнения
Сотрудник ООО «Символ» взял отпуск с 6-го по 19-е июня. С отпускных в размере 17 500 р. удержан налог в сумме 2275 р.
Период с 14-го по 17-е июня он проболел, получив больничные 21-го июня в размере 2650 р., включая НДФЛ в сумме 345 р. «Символ» перенес дни отпуска на период с 25-го июня, а бухгалтер так заполнил второй раздел расчета за 9 месяцев:
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ при увольнении
Особого порядка для таких выплат не установлено, их фиксируют в расчете по обычным правилам, но отдельно от иных увольнительных сумм.
Пример 6
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Сотрудник ООО «Символ» взял отпуск перед увольнением с 5-го июня и 1-го июня получил 10 000 р. отпускных, включая налог в сумме 1300 р. Бухгалтер так заполнил второй раздел расчета за 9 месяцев:
Отпускные 6 НДФЛ: как отчитаться
Сдать форму за отчетный период нужно к последнему дню следующего за ним месяца. Ближайшие сроки по расчету 6-НДФЛ смотрите в таблице 3.
Таблица 3. Отпускные 6 НДФЛ : как отчитаться
Сдать расчет 6-НДФЛ фирме нужно:
- если нет подразделений – в инспекцию по месту учета;
- если есть подразделения – по месту регистрации каждого из них, в том числе головного.
Предпринимателям и «самозанятым» лицам сдать расчет придется по месту прописки.
Вложенные файлы
- Бланк формы 6-НДФЛ.xls
- Образец формы 6-НДФЛ.xls
- Справочник заполнения 6-НДФЛ.doc