Штатное расписание выстраивает в компании чёткий и удобный регламент, вписывая каждую должность в единую стройную структуру и выделяя каждому специалисту собственное место в большой системе. Данный документ регулирует и систематизирует кадровую систему. В статье рассмотрены функции этого документа, его структура и понятийный аппарат, а также возможность регулярного утверждения и внесения изменений.
Нормативная база
Штатное расписание — это локальный корпоративный документ , назначение которого заключается в организации и распоряжении сотрудниками и назначении объёмов денежных выплат в соответствии с занимаемыми должностями, классами и квалификациями. Законодатели не закрепили обязанность составления «штатки» всеми субъектами хозяйствования. Однако в статье 57 ТК РФ есть однозначная рекомендация ссылаться на этот документ при составлении трудового соглашения.
Фактическое назначение документа в том, что он предоставляет юридическую защиту в спорных ситуациях, если требуется обоснование увольнения сотрудника из-за отсутствия его должности в списке. Таким образом, он автоматически защищает предприятие от судебных разбирательств.
Порядок утверждения штатного расписания
Концепция и пошаговый алгоритм следующие:
- Формируется кадровый резерв.
- Анализируется стратегический потенциал предприятия.
- Оформляется основная часть документа (в табличной форме).
- Издаётся приказ, в результате чего документ утверждается юридически (всё это указано в статье 8 ТК РФ о локальных актах, содержащих нормы трудового права).
Документ заполняется в следующем порядке:
- Следуя порядку значения для предприятия, прописываются наименования структурных подразделений.
- Расписание сначала проговаривается с руководством подразделений, а затем с сотрудниками (если требуется их согласие на переводы или переименования должностей).
- Оформляется приказ, официально утверждающий данный акт. При этом в специальную графу «утверждено» вписывается текущая дата, а также номер приказа.
- Все сотрудники, привлеченные к изучению нового штатного, ставят подписи (кадровики, работники бухгалтерии, руководители подразделений).
Кто ответственен за составление?
Несмотря на то, что формально составление штатного входит в сферу деятельности экономиста по труду, на практике подобной работой занимается бухгалтерия. Однако в большинстве организаций руководитель самолично назначает ответственных за его формирование и ведение. Если данное бремя падает на сотрудника, не обязанного выполнять такую работу по условиям контракта, то в таком случае должен быть оформлен дополнительный приказ.
Структура и обязательные реквизиты документа
Документ состоит из десяти столбцов и имеет простую структуру :
При работе над формой, отдельные разделы при необходимости могут пропускаться.
Обязательные реквизиты расписания:
- «Название организации» — полностью переписывается из учредительной документации;
- «Код по ОКПО» — код указывается в выписке отделения Росстата;
- «№ документа» — при первом составлении прописывается номер 1, в последующие разы проставляется в порядке сквозной нумерации;
- «Дата составления» — текущая дата;
- «Утверждено» — в графу вписываются данные приказа (номер и дата);
- «На период» — на какой срок действительно, и с какого числа;
- «Количество штатных единиц» — численное измерение потребности в специалистах одного вида в целых единицах или дробных показателях.
В самом конце от начальника отдела кадров и главного бухгалтера ставятся подписи и их расшифровки.
Приказ об утверждении
Ввод в эксплуатацию производится приказом от руководства, либо полномочного лица. Приказ составляется в произвольной форме. Он должен содержать информацию о начале действия «штатки» (точную дату), а также количество действующих единиц в штате.
Сроки составления и утверждения
Законодательство не устанавливает временных рамок для утверждения. Работодатель сам решает, когда его предприятию следует утвердить расписание. При очередном положительном изменении кадрового состава, когда вводятся новые кадровые единицы, дополненный список может спокойно утверждаться хоть за сутки до его ввода в эксплуатацию.
С другой стороны, если штат наоборот, сокращается, то начать составлять урезанный документ лучше пораньше. говорит о том, что начальство обязано уведомлять работников о будущем увольнении за 2 месяца. Значит, сокращенное штатное должно быть разработано также не меньше чем за 60 дней.
Нужно ли утверждать его каждый год?
Каждый руководитель предприятия самостоятельно решает, на какой срок он продлевает штатное. По факту, утверждение производится до первых серьёзных дополнений. Если за текущий год крупных изменений внесено не было, то причин утверждать новый документ в следующем году также нет.
На какой срок оно утверждается?
Как и любой плановый документ, расписание имеет смысл переоформлять каждый год для более правильного ведения отчётности и учета вакантных мест. Но при этом, если нет необходимости его менять, оно может работать и несколько лет подряд.
Если в приказе об утверждении штатного нет срока его действия, то документ классифицируется как бессрочный.
Как часто можно вносить изменения?
Внесение изменений в локальные нормативные акты компании — это важнейшая часть работы с этой категорией документов. Может быть проведена полная замена документа, а может просто быть издан приказ о корректировке изменений. Подобные распоряжения можно составлять неограниченное число раз.
За какой срок нужно утвердить расписание до его вступления в силу?
В документе указывается не только размер штата работников, но также и время, когда он должен быть введён в эксплуатацию. Как уже упоминалось, если единицы сокращаются, то на предварительное ознакомление персонала выделяется не менее двух месяцев.
Использование унифицированных и собственных форм
За руководством учреждений остаётся право пользоваться как регламентированной Госкомстатом формой № Т-3 , так и самостоятельно разрабатывать и утверждать подходящие шаблоны, которые затем закрепляются во внутренних актах. Данное право прописывается в Трудовом Кодексе РФ, ст. 8 ТК РФ . Однако при разработке собственного шаблона важно строго соответствовать стандарту (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Какие категории сотрудников не отражаются в расписании?
Может возникнуть затруднение, связанное с отражением сведений об отдельных категориях трудящихся на предприятии, заключивших гражданско-правовой договор. К таковым относятся, так называемые, внештатные работники, работники по совместительству, а также работники на неполный рабочий день.
Трудовой кодекс, а именно , не распространяет трудовое право на специалистов, приглашенных по ГПД , а, следовательно, и в расписание они, как временные сотрудники, не включаются.
Остальные категории наемного персонала находятся под полной защитой ТК РФ и их должности попадают в общий список «штатки». Другой вопрос, как эта занятость отражается в трудовой специалиста. Однако в штатном расписании эти нюансы не выделяются.
Правила отражения форм и величины оплаты труда
Окладная система. При отражении должности с месячным окладом документ заполняется в обычном порядке, в соответствии с постановлениями об оплате и премировании работников.
Неполная ставка. В приказе указываются условия труда и его оплаты (тот факт, что оплачивается в соответствии с отработанным временем):
- «Количество штатных единиц»: должность сотрудника, работающего на неполной ставке, прописывается соответственно – 0,5 при занятости на полставки.
- «Тарифная ставка»: вписывается полная сумма оклада, полагающегося по должности.
- В итоговой графе отражают фактические затраты на зарплату (половину оклада, например).
Сдельная оплата труда. Так как в перечне должностей прописывается заработок работников в течение месяца, а при сдельщине деньги выплачиваются в зависимости от объёмов выполненной работы, то и вписать месячный оклад при таком режиме работы невозможно. Поэтому такой тип оплаты отражается другим способом:
- В графе № 5 (тарифная ставка) просто ставится прочерк.
- В № 10 (Примечание) указывается: «Сдельная оплата», а также вставляется ссылка на любой локальный акт, регламентирующий тарифы для расчета зарплаты («Положение об оплате труда работников»).
Индивидуальный предприниматель, так же как и организация, вправе привлекать к осуществлению деятельности наёмных работников. При этом важно обеспечить полное ведение кадрового учёта в соответствии с действующим законодательством. Тем не менее, некоторые предприниматели игнорируют это требование и не оформляют штатное расписание для ИП. Подобная халатность выступает нарушением законодательства и может привести к серьёзным последствиям.
Штатное расписание представляет собой документ, отражающий информацию о сотрудниках. При этом вне зависимости от организационно-правовой формы каждый работодатель обязан вести полный кадровый учёт. Таким образом, штатное расписание является обязательным. Это требование касается, в том числе и индивидуального предпринимателя.
Когда трудовой договор содержит полную информацию о сфере деятельности наёмного работника, его точных трудовых обязанностях, считается, что оформлять штатное расписание не обязательно. Между тем, федеральная трудовая инспекция может посчитать отсутствие названного документа признаком нарушения законодательства.
Практика показывает, что штатное расписание ИП традиционно оформляют в следующих случаях:
- Количество наёмных сотрудников превышает три человека.
- Трудовые договоры работников фиксируют информацию об их должности, специальности и профессии.
- Структура бизнеса требует от предпринимателя чёткого распределения обязанностей работников, грамотной структуризации штата.
Руководствуясь приведёнными выше принципами, предприниматели нарушают законодательство. В статье 57 Трудового кодекса закреплена обязанность каждого работодателя вести штатное расписание.
Несмотря на то, что ИП в указанном нормативном акте напрямую не упоминается, при проверке Трудовой инспекцией отсутствие грамотно оформленного документа может привести к наложению штрафа.
Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму Т-3. Однако этот бланк не является обязательным. Форму, по которой будет оформляться штатное расписание, ИП вправе разработать самостоятельно.
При этом необходимо обязательно включить в документ следующую информацию:
- точное наименование должности сотрудника;
- количество работников, необходимых для выполнения функций на каждой должности;
- тарифные ставки или оклады для каждой должности.
Важно знать, что предпринимателю нет необходимости указывать себя в штатном расписании. Дело в том, что в соответствии с нормами трудового законодательства ИП не относится к наёмным работникам.
Предприниматель вправе самостоятельно установить наименование должностей, используемых в бизнесе. Однако при выполнении работ, которые связаны с льготами и различными ограничениями, придётся чётко следовать квалификационным справочникам. Их существует только три – ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР.
Необходимо не только правильно оформить штатное расписание, но и закрепить его в формах первичного учёта. Для этого следует подготовить соответствующий приказ. Более того, сам документ стоит распечатать и проставить на нём визу «Утверждаю».
При необходимости добавить должность или наоборот убрать, повысить заработную плату, сократить количество единиц вносят изменения в штатное расписание. Для этого в первую очередь составляется приказ. После этого изменённый документ вновь распечатывают и визируют.
Регулярное и своевременное изменение штатного расписания позволяет не только уведомить сотрудников о размере их заработной платы и должности. Такой документ позволяет существенно сократить риск возникновения проблем с трудовой инспекцией.
Штатное расписание выступает основным документом, в котором предприниматель фиксирует важную информацию о наёмных работниках. Отсутствие такой формы является прямым нарушением законодательства в трудовой сфере. Если этот факт выявят проверяющие органы, придётся заплатить административный штраф.
Нарушение законодательства обусловлено простым фактом. В трудовом договоре с сотрудником традиционно имеется ссылка на выполнение обязанностей в соответствии с штаткой. Если трудовая инспекция выяснит, что её на самом деле нет, последствия будут серьёзные.
В Трудовом кодексе определяется обязанность работодателя вести штатное расписание. Это предусмотрено для всех, кто использует труд наёмных рабочих. При этом количество сотрудников значения не имеет. Таким образом ведение штатки выступает обязанностью, а не правом. Отсутствие рассматриваемого документа вне зависимости от системы налогообложения влечёт ответственность. Это может быть простое предупреждение. Однако наказание может оказаться и более серьёзным – штраф от одной до пяти тысяч рублей.
Сотрудники должны иметь в виду, что отсутствие штатного расписания при условии наличия в трудовом договоре информации о должности не выступает препятствием к выполнению обязанностей. Соглашение между работником и ИП в этом случае считается действительным.
Отсутствие штатного расписания влечёт не только начисление штрафов, но и ряд других последствий:
- Сложности с сокращением штатов.
- Невозможность предоставить выписку из документа по запросу контролирующих органов.
- Проблемы при решении в суде спорных вопросов между сотрудником и работодателем.
По сути, предприниматель имеет право самостоятельно разработать бланк документа. Однако гораздо удобнее пользоваться при заполнении стандартной формой Т-3.
Штатное расписание представляет собой табличный документ. В шапке содержится информация о наименовании работодателя, код ОКПО, дата оформления и срок действия расписания. Дополнительно в этой части бланка необходимо указать количество штатных единиц.
Форма Т-3 оформляется в табличном виде и отражает следующую информацию:
- код структурной единицы;
- должности в соответствии с иерархией;
- количество штатных единиц;
- величина оклада, а также положенных работнику надбавок;
- расчёт месячной заработной платы;
- примечания.
Внизу таблицы в обязательном порядке располагают итоговую строку. В ней отражается суммарная величина по каждому столбцу.
Сложностей с заполнением штатного расписания обычно не возникает. Однако существует несколько нюансов, знание которых позволяет избежать проблем с трудовой инспекцией.
В соответствии с производственной необходимостью можно отражать неполное количество штатных единиц. В этом случае используют соответствующие доли.
При указании надбавок специалисты рекомендуют в качестве единицы измерения использовать рубли. Однако, если такой возможности нет, здесь допускается отражать проценты и коэффициенты. Если величина надбавки изменяется в зависимости от определённых условий (например, стажа), в соответствующих графах проставляются прочерки. В этом случае в столбце «Примечание» необходимо сделать ссылку на соответствующий документ.
В штатном расписании не отражаются стимулирующие выплаты, отличные от надбавок. То есть в форме не указывают премий и иных дополнительных выплат сотруднику.
Итог заработной платы для должностной единицы отражается только в том случае, когда по строке ставка и надбавки отражаются в одинаковых единицах (например, рублях). Если же предприниматель указывает в соответствующих графах проценты и коэффициенты, а также использует сдельную систему оплаты труда, рассчитать итоговую заработную плату для должностной единицы не представляется возможным.
Штатное расписание представляет собой обязательный документ кадрового учёта. Наличие у ИП наёмных работников приводит к необходимости заполнять соответствующую форму. Если этого не делать, не утверждать штатку и внесение изменений в неё соответствующим приказом или вносить информацию неправильно, придётся нести административную ответственность. Проверяющие органы могут вынести предупреждение или и вовсе наложить штраф.
Иметь или не иметь.
Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.
Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель , заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание .
И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.
Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.
- численность ваших работников превышает 3-4 человека,
- обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии,
- Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками.
Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.
В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.
Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.
Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.
Как оформить.
Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?
Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”. А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.
Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).
А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.
Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.
Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.
Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники:
– ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
– ЕКС — Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.
Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.
Графа 4 (количество штатных единиц).
В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Графы 6-8 (надбавки).
Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.
Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа. Поэтому при заполнении граф 6 — 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.
Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.
Графа 9. (итог)
Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 — 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.
Как утвердить.
Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.
Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.
//
Все ИП с сотрудниками по трудовым договорам должны вести штатное расписание, ИП без сотрудников — не должны.
Что за расписание такое
На самом деле, штатное расписание — обезличенный документ. В нём вы показываете сколько должностей предусмотрено в вашем ИП и с какими окладами. А какие сотрудники реально трудятся из штатного расписания не понятно.
Например, сейчас для нормальной работы в кофейне вам нужны: 1 управляющий, 2 бариста, 2 кассира и 1 уборщица. Это вы и показываете в штатном расписании + у кого какой оклад с надбавками.
Вот пример:
А на деле у вас могут трудиться только 1 бариста Вася и 1 кассирша Маша — остальных вы ищете.
Самого ИП в штатном расписании не показываете.
И ещё, штатное расписание всегда утверждают приказом . Подписи ставят бухгалтер, кадровик и руководитель. Но если вы как ИП отвечаете за кадровый и бухгалтерский учёт сами, то утверждаете только своей подписью.
Как штатное расписание делает сотрудников равными
По-честному людей с одной и той же должностью нужно вознаграждать одинаково. В Трудовом Кодексе это называется принципом равной оплаты за труд равной ценности. Поэтому бариста из примера нужно установить одинаковый оклад в штатном расписании. Ну а если кто-то из них покажет себя, наберётся опыта больше, чем другой, то лучше перевести его на другую должность — «старший бариста», например. Тогда и зарплату можно установить выше, чем у простого бариста.
Какую форму штатного расписания выбрать
Разработайте форму сами или используйте унифицированную Т-3 . В своей форме можно не указывать разряды и надбавки, если у вас их нет.
Как изменить штатное расписание
Менять штатное расписание можно в любое время, какого-либо срока действия у него тоже нет. Поэтому внесите изменения тогда, когда это нужно вам. Например, когда увеличите штат или повысите зарплаты. Изменения в штатном расписании нужно закрепить приказом . С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Где найти штатное расписание в Эльбе
В Эльбе можно скачать только бланк штатного расписания по форме Т-3 в разделе Сотрудники справа.
В Эльбе можно вести учёт сотрудников и кадровые документы
Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи. Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.
Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.
Для чего нужно штатное расписание
В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .
На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.
Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит
Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:
- структурные подразделения;
- должности;
- сведения о количестве штатных единиц;
- должностные оклады;
- месячный фонд заработной платы.
Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.
Порядок принятия ШР
Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:
- Устав;
- структура предприятия (при ее наличии);
- учетная политика;
- профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.
Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.
Важные нюансы
При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.
Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.
Внештатные сотрудники
Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.
Порядок внесения изменений
Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:
- с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
- вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
- сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
- изменением окладов;
- переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.
Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.
Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.
Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)
Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.
Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.
